事业单位案例精选|每刻如何助力浙江省测科院重构内控体系?

2020年,浙江省财政厅启动浙江省省级行政事业单位内部控制指引建设,浙江省测绘科学技术研究院(以下简称“测科院”)成为了全省5个试点单位之一;
2021年12月15日,测科院内部控制管理信息系统与差旅报销系统项目通过专家验收,探索开展内部控制建设初见成效。每刻科技作为测科院差旅报销系统项目服务商,非常荣幸能够在此次信息化改革建设中贡献出了一份力量。
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试点项目验收现场
测科院如何通过费用管控重构内控体系?为何能将职工差旅报销填报效率提升60%?财务部门的审核效率又是如何提升50%的?让我们一起一探究竟吧。
测科院是浙江省自然资源厅直属公益二类事业单位,2019年12月31日,测科院由原浙江省第一测绘院、第二测绘院、自然资源监测中心、测绘资料档案馆、测绘质量监督检验站、测绘科学技术研究院和测绘大队7家单位合组建而成。目前,全院实有职工1500余人,内设8个部门57个科所,下属4家公司。
在《中国自然资源报》采访中,测科院党委书记、院长金利强谈道:“原来7家单位不同的管理方式给管理工作带来了困难。”因此,测科院要在变局中开新局,其任务之一是要重新构建较为完善的现代化内部治理体系,进一步转变管理方式,提升治理能力。
《中国自然资源报》对测科院试点成果的报道
为了实现这一目标,从建立规章制度开始,测绘院相继出台了30多个管理制度,为内控建设奠定了坚实的基础。同时,在推进建设工作的过程中,测科院以数字化改革为契机,建成了内部控制管理信息系统,涵盖预算、收支、合同、采购、资产、项目管理、综合查询、预算动态执行管理等经济活动,通过数字化手段,更高效、便捷地落实内控建设工作,解决管理中的实际问题与潜在风险点。其中,职工差旅报销管理问题就是测科院的重要痛点之一。
测科院全院1500余人,其中需要出差的人员占八成以上,每年的差旅报销费用在1000万元以上。“由于单位人员多、层级多、标准不一、流程复杂、签字手续烦琐,严重影响报销效率,差旅费用报销速度平均在一个半月左右,职工对此意见较大。”测科院计划财务部财务管理科副科长陆磊说道。
在财务部门审核方面,差旅报销业务还是依赖线下手工操作,流程效率低,管理成本高,对费用过程无法进行事中控制,只能人为手工判定,十分依赖财务人员的专业度。也使得财务人员会把大量的精力耗费在查验、核对等这类基础工作中,很难有更多的精力去做财务分析方面的工作,也无法进一步去提升部门财务管理能力。

 

为了解决这一“老大难”问题,2021年3月,测科院启动差旅费用报销系统建设项目;2021年7月1日,每刻报销系统上线试运行。
# 方案亮点 #
■ 打通 “浙政钉”“内部控制系统”等多个系统,实现数据互联互通;
■ 发票智能识别,满足多场景差旅报销;
■ 实现报销流程的规范化管理
为了解决测科院多系统、多入口,导致财务重复工作的问题,每刻报销与多个系统进行了打通。
打通了“浙政钉”、OA系统,可以自动实时同步组织架构,职工便捷体验无感登录,通过“浙政钉”实现掌上办理,打破空间、时间限制,大大缩短审批时间,实现审批报销“最多跑一次”,即最终递交全部报销凭据;
打通了“内部控制系统”,每刻报销可以直接推送单据进行支付对接,减少了财务的手工操作流程。
为了让测科院财务部人员从过去靠手工登记、查验的大量烦琐、重复的基础工作中脱离出来,每刻报销提供了智能识票和电子发票导入功能,自动识别、验真、验重,支持快速自动生成费用。
与税局系统衔接验证发票,未验真的发票给予预警并无法使用。报销时勾选发票,已报发票无法上传,避免重复报销,让每一张票据跟随业务完成使命。此外,每个单据都会生成一个唯一的二维码,出纳可以使用扫码枪,1秒钟找到纸质票据对应的单据。
同时,每刻报销支持多人出差一人报销、代报销、跨部门报销等多种场景,多维度控制补贴不重复计算,能够自动基于费用标准对报销行为进行控制。
而每刻报销移动化、便捷的报销体验,也能让职工和领导层可以利用碎片化时间进行报销和审批。
对于职工来说,省去了专程赶回办公室登录电脑进行报销的困扰,并且把原先需要一天时间才能完成的报销工作,分摊到了平时的零碎时间。在每笔费用发生之后,职工就可以通过手机将这笔费用记录下来并上传。而到月底,只需检查费用是否正确,如果没有遗漏就可以直接提交报销。对于领导而言,可以在手机上实现远程审批,职工也可以实时看到报销进度。
每刻报销系统实现了差旅报销流程的规范化管理,财务报销效率得到大幅提高,工作处理周期大大缩短。同时,每刻报销建立了电子化凭据、在线审批、过程可追溯的报销管理机制,提供了可视化的财务报销数据统计与分析,为领导决策提供了支持。
自系统上线试运行以来,不断优化完善,运行稳定可靠,在满足工作需求的基础上,进一步地降低了工作成本,为全院规范化管理效率和信息化水平提升奠定了坚实基础。
那么这次系统上线之后,给测科院带来了怎样的成效呢?自系统运行以来的监测结果显示,对于职工来说,差旅费用报销填报效率提升了60%,报销时间减少了70%,对于财务部门来说,发票查验减少了90%的时间,报销审核效率提升50%;对于审批领导来说,移动办理减少了80%的时间。

 

“所里过去手工差旅费用报销至少找3人签字,现在手机上就能签字,效率提高50%以上,有时两三天就搞定了。”基础测绘中心应急测绘所管理员梅学军在《中国自然资源报》的记者采访中说道。
2021年12月15日,测科院内部控制管理信息系统与差旅报销系统项目通过专家验收。这也意味着测科院按照内部控制建设规范要求,借助制度体系建设和信息化手段逐步向前迈进,取得了初步成效。下一步测科院将优化项目成果、强化推广应用,使之成为全省行政事业单位内部控制建设试点工作可复制、可推广的样本。
未来,“业财融合”是财务管理的转型方向,而信息化建设则是实现政府会计改革的基石。2018年下发的《财政部关于贯彻实施政府会计准则制度的通知》中就提到了“加强政府会计信息化建设”的要求:“各级财政部门和有关行业主管部门应当加强对单位会计信息化工作的指导,积极引导软件厂商为单位会计信息化工作提供高质量的技术服务。”
而每刻也希望未来能够通过自身的产品能力,为更多的事业单位的财务管理信息化建设添砖加瓦!

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