春节加班指南:这才是远程办公的正确打开方式

春节临近,你会是人流里那个,举着电脑边赶车边工作的“最靓的仔”吗?

nonono,这并不是远程工作者的正确打开方式。

按照《远程工作革命》作者罗伯特·格雷泽的经验,高效的远程办公,首先需要良好的办公设备,比如,64位Windows 10专业版的笔记本、高速的互联网网络,在此基础上,安排上笔记本电脑支架、独立键盘或鼠标、高清网络摄像机、防蓝光眼镜,才算得上一位合格的打工人。要是能再配置上环形灯或灯箱、绿色屏幕背景、站立式办公桌,那么,你就能确保技术和硬件设备绝不会拖累你的工作效率了。

当然,我们还是希望大家有个愉快的假期。不过,疫情之后,具有高弹性特质的远程办公模式,已经成为许多国内外企业的常规工作制度,如何高效远程办公,已经成为当前打工人,乃至管理者,都需要学习的一项技能。

“很多成长于数字时代的新新人类,在体验过远程办公的好处后,一致认为远程办公是最好的工作方式。”《远程工作革命》作者罗伯特·格雷泽认为,远程办公,已经成为一种势不可挡的商业大趋势,一条顺势前行的管理路径。

罗伯特·格雷泽是美国加速伙伴营销公司的创始人、首席执行官,在他的带领下,该公司早在2007年创办时,就已经开启了员工100% 远程办公模式。作为远程工作领域的开拓者,此后不久,他和团队将公司愿景描述为——改变工作和生活范式。远程工作就是工作和生活兼得的新范式。

10年后的2017年,当罗伯特·格雷泽带领加速伙伴营销公司向英国扩张时,他最担心的是,远程办公不太容易被英国潜在的客户和员工接受,因为毕竟两国文化差异很大。最后,他们笨拙地使用了一个折中方案:在英国为员工租用灵活的线下办公空间。

结果有趣的事情发生了:几个月后,英国团队几乎没有人再使用线下办公空间。他们都迅速地适应了远程模式,居家工作成了他们的首选。

如果说这是一个典型的案例,那么,我们接下来要思考的是,在我们即将开启的远程工作中,如何做才能更高效?

我们拆解了《远程工作革命》一书,主要从员工和管理两方面,了解数字化时代,团队如何更好地实现远程协作?如何有效领导一个远程组织?如何借助远程办公优势在全球招聘人才和组织生产?

同时作者也提到,根据角色不同,你可能会直接阅读本书的第一部分“员工篇”,这部分会教你如何在远程职场游刃有余。又或者你可能会直接跳到下一部分“管理篇”,该部分主要讲述远程工作中领导和管理方面的内容。当然你也可以在两部分内容间自由切换,但现实是,大多数人很快会发现自己两方面都需要。

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通勤危机:“远程办公是最好的工作方式”

许多人对于远程办公有误解。一部分人会认为远程办公的员工效率比较低。也有一部分人错误地认为居家办公的员工责任感不强,常常会让家庭琐事影响到他们的工作。

然而实际上,作者通过自己公司实践以及其他许多公司发现,情况往往是相反的。当员工努力平衡家庭琐事和工作时,事情常会向有利的一面发展。比如,远程办公时,员工会觉得很难在工作和个人生活之间划定一个严格的界限,他们常常纠结于何时停下手头的工作、何时休息、何时调整以及一天工作下来何时放松。有时候,他们很难彻底结束一天的工作,很晚了还在检查邮件,笔记本电脑也是直接放在床边桌子上,以便睡觉前还可以再检查一遍邮件。

新冠疫情期间的研究佐证了这一看法。疫情期间,居家办公的员工中,工作时间外选择继续发送邮件的人数翻了一番,他们常常纠结着如何结束一天的工作。为了应对这一挑战,远程办公机构必须向所有员工(包括初级助理以及管理层的员工)灌输一种理念,即远程办公需要坚实的基础,坚持严格的时间观念,营造合理的办公空间,并严格划分工作和个人生活的界限。

和大多数事物相同,远程办公的关键在于,从一开始就要将自己置身于最佳环境中,并配备适合的工具。如果远程办公之初,你就随意翻出大学时期的笔记本电脑,想着在沙发上工作一整天,很快你就会有挫败感并且感到疲惫不堪。

事实上,早在新冠疫情之前,办公室工作的弊端就愈加明显。2019年,美国工人的平均通勤时间为225小时,即9天,通勤时间在过去40年里稳步上升。英国的平均通勤时间为单程59分钟。在印度,每天通勤时间为两个多小时,这相当于每天上下班时间的7%!

无论人们工作地在世界何处,通勤的时间都在变长。房价持续上涨的地区更是如此。为了拥有一个负担得起的家,大多数工人不得不接受更远的上班路程。在大多数办公室组织中,办公室环境并不能缓解压力和减轻挫折感。

从生产率的角度来看,过去十年中,著名的开放式办公室的实验不断被拆穿。《卫报》的一项研究发现,开放式办公室的员工平均每天会因为分心而损失86分钟,相比传统办公室的员工请病假的概率高出70%,并且早退率更高。这就造成了一种现状,即员工上下班的时间比以往任何时候都多,而在上班期间完成的工作量却更少了。

即使在2020年新型冠状病毒肺炎疫情席卷全球、迫使几乎所有组织都过渡到远程工作之前,这一趋势就已经开始在其他国家流行。

比如,美国引领了远程工作革命,过去五年里远程工作增长了44%,过去十年里增长了91%。

尽管对该转变的经验和准备都有限,但相当多的组织发现,大多数情况下,他们能够照常开展业务。许多持怀疑态度的员工也发现远程工作远比预期的要好得多。

员工篇:远程办公效益最大化

那么,员工如何为远程办公奠定有效的基础,如何充分利用远程办公的灵活性来实现个人生活与职业生涯双丰收,以及如何在工作中保持积极性、专注性和参与性?

1. 备好必要的办公工具和办公环境

首先,确保具备制胜的关键条件:必要的办公硬件及技术手段。如果工作要求经常同客户进行视频会议,或者常常需要上传或发送大文件,最好确保技术和硬件设备不会拖累你的工作效率。

随着视频会议的广泛应用,当你在自己的迷你空间进行远程办公时,大量的时间可能都在进行线上工作,有时还会面对着众多观众。工作之初你就应该考虑配备几样重要的配件,以使你看起来更专业,工作效率也更高。特别是一些需要对外联系的职位,诸如销售、行政领导或客服,尽可能地营造一个专业的形象是很重要的。

尽管与居家办公的人视频通话变得司空见惯,但如果你的工作区域昏暗、杂乱无章,又或者对方听不清楚你的声音,都会给非本公司人员,或者你的新上司,留下负面的印象。第一印象尤为重要。如何在远程工作环境中给对方留下良好的第一印象,这里有一些建议与推荐资源。

除此之外,尽量增加一台显示器,这样方便使用更多的程序、对比材料。

在视频通话时,如果使用笔记本的内置扬声器,会在房间中形成“噪声渗漏”,导致你能听到对方的声音,而对方也能同时听到自己的声音,非常尴尬。所以,你需要提前准备好耳麦或耳机,在视频通话的时候使用它们。

最重要的一点,是树立职业化的形象,这就需要打造专业化的背景。如果苦于没有干净整洁的背景,可以选择绿的幕布代替。增加一台环形照明灯,可以提升面部的亮度。

工作台或站立式办公桌为了确保长时间居家办公的舒适度,最好确保工作区域适合长时间的工作。你可以考虑购买一张符合人体工程学的办公桌椅,这样长时间坐着办公会更舒服,或者你甚至可以选择购买一张可调节的站立式办公桌,这样也方便长时间站着工作。

最后,可以考虑购买防蓝光眼镜,它可以有效地滤除电脑屏幕的蓝光。根据视力情况,你还可以选择验光镜片或是非验光镜片。佩戴防蓝光眼镜可以缓解整天盯着屏幕造成的视疲劳,同时晚上睡觉时佩戴也可以保证高质量的睡眠。

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