XTX664 AHM883 MT-717777 cckk888777 mt285535 V:MT8888100 虚位以待 虚位以待 虚位以待 虚位以待

新的一年,从生活中的“小规划”开始

一、和“领导”谈心

在告别2021年的最后两天里,我主要做了两件事情。一是跟家里的领导促膝长谈,交流2021年的得失,展望2022年的计划。这样的交流,我们每年年底都会认真做一次,也算是一种相互督促吧。二是下定决心把办公室的纸质书籍清理了一番,家里领导已经多次叮嘱,再不清理,恐怕就要发飙了。

其实,我老早就想下手把这堆书好好整理一下,看看有多少是头脑一热,买了就从来没有拆封的。但是我有个怪癖,没想好整理的原则和规则,我就不愿意动手。想想也是,胡乱整理一通,无非是把眼皮底下的杂乱转移到书架上的杂乱,除了没那么碍眼,没有从根本上解决问题。

就整理书籍来说,要处理的问题无非这么几个:

第一,把书放到书架上,不要散落一地。由于年底突击买了几千块钱的书,一直都还躺在地板上,已然成为家里领导的眼中钉。

第二,众所周知,书架里面除了书,必然还有很多跟书扯不上关系但是使用更为频繁的物品(以下简称杂物),如何平衡书和杂物的空间关系,这也是一个令人头大的问题。这些杂物包括各式各样的杯子、名片、快被遗弃的笔记本电脑和键盘、小型咖啡机、计算器、一次性杯子和勺子、墨盒、笔和笔芯、各种委任状和证书、一堆的3D眼镜、照片、一罐尘封多年的哈啤,等等。

这些都是书架里面重要的住户,老实说,它们的重要性似乎超过了那些被掩藏在后面或下面的书籍,没有它们,书架的使用率大概不会那么高。从这个意义上讲,是杂物界定了书架的空间价值,你整理书籍不可能不考虑这些住户的安置问题。

第三,最重要的是,以后万一要找书的时候,能够在最短的时间内找到,而不用重新再买一本。正是这个问题一直阻碍着我下手整理,如果整理之后我还是不能方便地找到想要的书,仅仅是为了表面的美观而整理,这不符合我的风格。在我看来,乱在里面有时候比乱在外面还讨厌。

二、书籍整理的规划学

我经常跟学生说,研究的基础能力是分类。不懂得分类,你就很难做一个好的研究。同样的道理,过一个好的生活,你也要具备分类的能力。书籍整理,实际上就是一个经典的分类问题。

而分类能力的基础是规划能力,不懂得规划,你的分类必然是杂乱无章的。一个典型的例子是奶奶的分类,就像所有普通人一样,她每天也要对各类物品进行分类。但是因为缺乏规划能力,她的分类往往没有稳定的依据,有的根据物品功能来分,有的根据使用频率来分,更多的时候则是率性分类,放在哪里算哪里,结果第二天就找不到想要的物品。

所谓规划,本质上就是确定目标和实现目标所需要的原则规则。凡是分类不理想的,要么就是目标不明确,要么就是缺乏清晰的原则规则。

借用国土空间规划的概念,书籍整理的第一个问题,把书放到书架上,这就是“城市总体规划(总规)”。它要解决的是,你的办公桌放在哪里,你的书放在哪里,你的沙发放在哪里。书,放在地上还是放在书架上,这是第一步的分类,背后就涉及你对办公室空间的总体规划。对于(家里)领导来说,她只关心这个层面的规划,只要能够解决“室容室貌”的问题就OK了。

书籍整理的第二个问题,如何平衡书和杂物的空间关系,这就是“控制性详细规划(控规)”。它要解决的是,你的书架空间的性质、使用强度和空间环境。比如,放多少书,放多少杂物。书放太多了不仅难以查找,而且也就放不了其他杂物了;杂物放多了,显然就喧宾夺主了。还有,哪些杂物可以放,哪些是万万不能放的。这些都是关键的分类,需要确立基本的控制原则。

书籍整理的第三个问题,具体如何摆放书籍,这就是“修建性详细规划(详规)”。它要解决的是,哪些书放在哪个书架阁间里面,哪些书跟哪些书放在一起,详规就是要指导具体干活的规则。对于我来说,这当然是最为重要的一个环节,书摆的好,不仅意味着空间利用率高,而且使用效率高。

三、信息化的小空间规划

总规自然是明确的,书籍必须放到书架上而不能躺在地上,这个必须执行。控规也是明确的,书架的核心功能是用来放书的,闲置的空间可以适当摆放杂物;另外,书架也不能所有空间都摆满了书,容积率要合理,留出一定的公共空间好方便取书,这些公共空间平时就可以放些经常使用的其他物品。关键是详规如何确定?

具体如何摆放书籍,有两种常用的方法。一是按照学科摆放,相同学科的书安置在一起,甚至给每本书标上序号,每本书有固定的摆放空间。这种方法的好处是便于查找,缺点是整理和维护成本太大。二是胡乱摆放,新书压在旧书上,这种摆放方法看起来低效,实际上确实低效,但却是绝大多数人的方法。

这一次整理,我采取了一种新的方法,姑且称之为“信息化的小空间规划”,基本原则是让每本书固定安置在一个阁间里,至于这本书在阁间里的摆放位置则不予规定。因为每个阁间都是小空间,只要知道一本书在里面,你花很短的时间就可以把它找出来,归还的时候只要确保回到这个阁间即可。

至于每个阁间里的书,我不管学科分类,整理到哪些书,就把这些书安置在一起。因此,在书架这个物理空间中,我只做空间规划,不做学科规划,从而大大减少了书籍整理和秩序维护的成本。

要知道,细致的学科分类或功能分类,不仅繁琐,而且很多时候你根本很难进行有效的分类,比如跨学科的书,或者你不熟悉的书。其实,对于大多数个体来说,根本不需要像图书馆那样进行细致的学科分类,小空间规划是最有效的整理方法。

问题是,你不进行学科分类,如何快速定位你想要的那本书在书架的哪个阁间呢?解决这个问题的方法是信息化。我把每本书的作者、题名、关键词、阁间码输入一个EXCEL文档里面,需要找书的时候先在文档搜索,即刻定位这本书在书架的具体阁间。因此,你要确定每个阁间的号码,并且在每本书的扉页上标明阁间码,这个并不难。

为了进一步提高找书的精准度,我会在EXCEL文档中给一些重要的书列一些关键词,而且不断迭代更新。因为是信息化的方式,只要愿意,你可以采取更加多元和个性化的分类方法,唯一要坚持的原则就是列出每本书的阁间码。

四、有意思的“行为阁间”

实际上,“信息化的小空间规划”适合于众多的生活管理场景,但凡涉及分类(尤其是边界比较模糊的分类)的事务,都可以采用这种方法。当然,你也可以按照功能来优化小空间规划,但是就没必要花太多精力在物理空间上进行功能细分,而可以在信息空间进行更为细致和个性化的分类。比如玩具的收纳,衣服的收纳,闲置物品的收纳,等等。

总体来说,“信息化的小空间规划”是能够平衡空间(资源)利用便捷性和空间(资源)利用个性化的一个好办法,特别是当你面对一些难以分类或者分类成本极高的任务时。作为研究者,我们还可以把它引入到研究材料的整理之中,高效率地完成材料的个性化利用。

最有意思的是,“信息化的小空间规划”还可以应用到儿童行为管理之中。在儿童成长发育的过程中,总会出现一些你不熟悉、难以准确分类的情况,但是我们又必须迅速做出回应。运用“信息化的小空间规划”,我们可以提前设置一些分类相对宽泛的“行为阁间”,比如“可能是问题行为”、“可能是阶段性问题”、“需要严肃对待的问题”等,并相应地给每个“行为阁间”配备一些行为管理工具。

儿童出现相应的行为,我们就可以将其迅速归位到相应的“行为阁间”,并采取相应的行为管理方法,而不至于茫然不知所措。“信息化”的处理,实际上就是分析和研究的过程,通过后续的分析研究,对儿童的行为做出更为准确的判断,然后进行个性化的管理。

除此之外,我们自己的时间管理和情绪管理,都可以从“信息化的小空间规划”中得到启发。以后我们可以专门聊聊这个问题。

“信息化的小空间规划”,可贵的地方在于能够进行及时的、低成本的日常生活管理,为我们进一步的深度研究和精细化管理提供可靠的脚手架。

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