两种知识管理,聪明的领导知道如何选择

知识管理的概念与运用兴起于20世纪80年代的商业界。至今,知识管理在企业管理的运用中逐渐衍生出两种主要管理模式:一是知识管理=对信息的管理,即编码化管理模式;二是知识管理=对人的管理,即人物化管理模式。

一、知识管理的两种主要模式

知识来源于数据和信息,但高于二者,它是经过个人或组织的实践证明为可以给企业带来经济收益的信息,依靠知识可以为组织提供行动和决策。

在组织内,知识不仅存在于文档和数据库中这类有形的载体中,而且还嵌入在组织成员的日常行为和规范中,也就是说知识可以分为显性知识和隐性知识。

显性知识是能用数字、文字、图标或其他象征物直观展示出来的知识,容易以具体的形式传递和分享。

显性知识的特点是其大多可编码、容易用文字的形式保留下来、容易转移,如手册、书本和数据库里记录的知识。

隐性知识是难于记录、编码或表示的知识,其特点是主要存在于人的头脑中、不可编码、难于转移,并且高度个性化,如直觉、经验、判断和信仰等。从管理显性知识和隐性知识视角来看,主要有编码化管理模式和人物化管理模式。

1. 编码化管理模式

编码化管理模式的管理对象是显性知识,通过对显性知识进行加工整理并存储在数据库中,以便在后续的工作中重复利用显性知识获得收益。

编码化管理模式的兴起得益于IT行业及互联网大数据的兴起,将知识以文档等形式进行编码作为信息管理系统捕获的对象,可以在信息系统当中被标识、处理和储存。

企业在进行知识管理的时候通过将日常工作中产生的数据和信息等资源储存在数据库中,公司里的任何员工都可以在需要的时候进行取用,不用盲目地寻找知识在哪里,这种模式大大降低了信息资源的浪费,提高了知识的可用性。

将知识作为可供计算机编码的对象后,就可以对知识进行大量的复制,从而可以实现在企业中大规模的学习。

2. 人物化管理模式

人物化管理模式管理对象是隐性知识,通过与知识的拥有者(如内部员工和外部专家)进行沟通交流,或者让他们指导实践,促进存在于他们头脑中的隐性知识在企业内部畅通流动,旨在企业内部建立学习型组织,提高组织的灵活性和适应性。

这种管理模式的基本思想是认为人与知识不分离,知识存在于人的大脑中,并且这种知识是具有其拥有者个性化的知识。进行人物化管理就是要充分利用人的隐性知识来为企业创造价值。

二、两种知识管理模式实施的必要条件

1. 实施编码化管理模式的必要条件

(1)建立大型信息管理系统和电子数据库

建立大型信息管理系统是实施好编码化管理的硬件基础。只有配备完善的硬件设施,企业才能对信息进行快速便捷地存储、归纳,便于在需要的时候快速查找到有用的信息,才能提高工作效率。实际上,优化信息化建设流程的过程也是实现有效的资源配置的过程。

(2)招聘具有高素质信息开发和维护的专业人员

吸收具有高素质的专业人员是实施好编码化管理的人力资源基础。信息管理系统和数据库作为新生事物,如果将企业原有员工调岗来运营这些设备,即使进行岗前培训,但由于缺乏系统的学习,他们还是难以掌握操作方法。

所以只有招聘专业人员来对信息管理系统和数据库中的各类数据进行分工明确的数据分析处理,才能从信息中提炼出有价值的知识以供选择使用,这对企业实施编码化管理来说才是长久之计。

(3)投入大量资金

大量的资金是实施好编码化管理的物质基础。不仅建立电子数据库需要大量的资金投入,而且相关员工的薪水也是一笔需要考虑到的支出。

所以,企业在决定实施编码化管理后的第一步就是做好资金预算,以免在实施过程中临时出现资金供给链断开的情况。

(4)制定规范管理信息系统和数据库的制度

制定出内容规范具体的管理标准是实施好编码化管理的制度保障。

企业在搭建信息系统和数据库的同时就应该着手制定保障管理流程规范化、科学化的相关制度,信息系统和数据库只有严格按照科学业务流程运作,才能保证信息系统正常运行及其所提供信息的完整性、准确性和及时性。

(5)对编码化管理模式需要给予足够的支持

管理者的支持是实施好编码化管理的关键因素,管理者应该充分认识到编码化管理的重要性,并在投入资金建立信息系统和数据库方面,以及在企业中推广编码化管理模式等方面都要给予充分的重视和支持。

为了更好地推进编码化管理实施,管理者需要调动员工积极性,鼓励员工将完成任务后成功或失败的经验诉诸文字,形成可编码的材料,并且将员工编码显性知识的质量和数量与绩效工资挂钩,以此激励员工参与企业编码化管理模式打造。

管理者还需要有坚定的毅力,由于编码化管理涉及面广、建成周期长、前期投资大,所以一旦在实施过程中遇到进程瓶颈时,管理者切不可半途而废。

2. 实施人物化管理模式的必要条件

(1)有具备隐性知识的员工

企业中有具备隐性知识的员工是实施人物化管理模式的前提条件。员工需要具有一定的业务能力、技术能力,这些能力可以是经验积累而来,也可以是员工天生擅长的一些能力,只有当员工拥有这些能力时,才有实施任务化管理模式的必要。

如果员工个人能力不足,不但可能会降低企业的业绩,甚至给企业带来不必要的损失。

除此之外,企业还需要注意的是降低员工流动性,保证人员稳定,只有留住人才,才能最大限度地发挥人力资源。

(2)建立健全的激励机制

健全的激励制度是人物化管理模式的制度保障。由于实施人物化管理关键在于调动员工创造知识和运用知识的积极性,当有激励制度保障的前提下,员工才会有动力去与其他员工直接交流以共享隐性知识,最终为整个组织带来绩效的提升。

(3)管理者能够获得员工的认同

企业管理者需要具备规划性和前瞻性的眼光,善于发现拥有优秀隐性知识的员工,从而最大限度地发挥出人力资源的优势。此外应具有一定的沟通与协调能力、规划与决策能力,从而获得员工的认同,便于推进人物化管理模式。

(4)提供员工交流平台

搭建交流平台是实施人物化管理的重要手段。采用人物化管理模式进行知识管理需要员工之间通过直接的面对面地接触进行共享知识,那么企业需要搭建能够让员工们进行交流并将自身拥有的技能分享出来的平台,创造轻松、和谐、互信、互助的气氛,如培训会、分享交流会等有利于技能管理、知识管理的传递,更便于对人进行管理。

(5)打造共享知识的企业文化

想要人员要有凝聚力,前提是有共同的目标、共同的企业文化,这样员工才会愿意将知识分享出来,使个体知识成为集体知识,从而被更加广泛地运用。人员有相同的向心力是对人的有效管理的关键点。

三、两种知识管理模式实施的优劣势

1. 实施编码化管理模式的优劣势

(1)实施编码化管理模式的优势

编码化管理的第一个优势在于可以帮助知识在组织间及时传递,相较于传统的知识传递方法而言,实施编码化管理模式让知识在组织间传递更加及时,能够让知识在最快的时间里传递到需要它的员工手里。

由于编码化管理依托大数据和互联网工具,企业在前期已经通过规范化的流程将企业日常经营活动过程中产生的知识上传到云端,当工作过程中员工需要某些知识,他们就可以在系统中通过搜索工具很方便地找到并使用这些知识,避免了因知识传递不及时而带来的不必要的损失。

编码化管理的第二个优势在于降低企业培训成本

传统的知识管理只是将知识储存在员工身上,组织不进行收集和整理,那么老员工一旦离职或者退休,这些知识都将不可避免地流失,对新入职的员工来说,一切又要从头开始学,慢慢积累经验才能做好工作,这就增加了企业的培训成本。

编码化管理模式依赖的是“反复使用的经济学”, 这种模式下的企业所需知识都存储在知识管理系统中,新员工入职都可以从知识管理系统中及时且迅速地获取知识和工作方法,能够快速熟悉业务流程,这样的知识管理模式大大降低了员工流动带来的不良影响,从而降低培训成本。

(2)实施编码化管理模式的劣势

编码化管理模式也具有不可忽视的缺陷。

首先,编码化管理模式缺乏知识创新。

由于编码化管理是将以前的知识储存起来便于后人使用,那么之后的员工单纯沿用以前的知识就可以合格地完成工作,没有新知识的输入,编码化管理也会处于停滞状态。

其次,编码化管理模式对硬件设备的依赖性过强。

由于编码化管理模式的基本管理思想是信息技术能够解决绝大部分商业问题,那么如果缺乏硬件设备,整个信息管理系统将会瘫痪,也就无法正常对信息进行管理,所以信息管理系统和数据库的维护在编码化管理模式下显得十分重要。

再次,编码化管理模式忽视了对隐性知识的利用。

企业日常经营过程中产生的知识需要生成文档或电子版材料才能被信息管理系统和数据库获取并储存,即使是员工的优秀经验也是需要先将其显性化才能上传到数据库中,但是大部分的隐性知识是不可被编码的,也就是人们常说的“只可意会不可言传”。这就会导致员工的隐性知识得不到充分的体现。

最后,编码化管理模式会有信息泄露的风险。

现代社会科学技术发展日新月异,黑客技术犹如洪水猛兽一般威胁着我们的信息安全,许多信息管理系统并没有做到十全十美,多多少少都会存在一些漏洞,而黑客将会利用这些漏洞来窃取企业储存在其中的知识,这些涉及商业机密的信息一旦泄露出去将会给企业带来巨大的损失。

2. 实施人物化管理模式的优劣势

(1)实施人物化管理模式的优势

人物化管理模式的第一个优势在于该模式能够给予企业员工充分的尊重,可以最大限度地发挥人力资源的优势。在知识经济时代,企业之间的竞争实际上就是人才的竞争,如何最大限度地利用好人力资源是每个企业现在面临的最大问题。

实施人物化管理模式,发掘每位员工身上独特的隐性知识的价值,积极鼓励员工之间的交流,让个人的隐性知识外显化成为组织知识。

人物化管理模式的第二个优势在于更容易激发员工的创造性。人物化管理模式的目的是建立“学习型组织”“创造性文化”,通过鼓励员工之间积极交流、共享知识,员工们更容易产生创造性想法,进而推动工作方法的变革,带来更大的经济效益。

(2)实施人物化管理模式的劣势

人物化管理模式也存在一些缺点。

首先,由于企业内人员有较强的流动性,企业对人的管理不像对信息的管理那样稳定,虽然企业会通过保障外在的激励机制和巩固内在的企业文化最大限度地降低人员的流失率,但是仍然有不可抗力因素导致的员工离职等流动情况发生,人员一旦流动就会导致相关知识的流失。

其次,人员的主观性较强,企业无法统一所有人的思想。对待同一个问题,每个人的视角不同,得出的看法也会不同。

同理,即使有共同的目标,每个人对实现目标的方法也各不相同。所以在鼓励员工之间交流的同时也要注意员工之间沟通障碍的问题,如果出现问题就要及时解决,否则就会留下后患,加大管理难度。

最后,实施该模式容易忽视集体知识。对人的管理的模式强调个体的人,而不是强调集体的人,这样就忽视了集体知识的重要性。

四、两种知识管理模式的选用

两种模式本身都存在优点及不可忽视的缺点,那么企业该如何进行选择使用呢?

1. 标准化产品还是个性化产品

如果本企业提供的是标准化的产品,如流水线产品、标准化的咨询服务等,这些要求标准的产品内容变化不大,所需要的知识也大体相同,所以生产这种类型的产品意味着重复利用现有知识,应该采用编码化管理模式,将这些知识进行编码、储存,以便后续周而复始地使用。

如果本企业提供的是个性化产品,如设计服务、技术开发服务等,完成这些需要个性化定制及创新思维的产品,每次使用到的知识都会不同,甚至每一次生产都是新知识产生的过程,那么企业应该采用人物化管理模式,通过鼓励员工之间直接交流,形成头脑风暴,激发员工新的灵感,从而更好地完成任务。

2. 成熟产品还是创新产品

如果本企业生产的产品在市场上已经处于成熟期,说明生产该种产品所需要的知识已经变得明确和固定,企业只需要将现有的知识进行编码、储存,之后就可以重复利用这些知识生产出合格的产品,这样的过程就是编码化管理过程。

如果企业生产的是创新产品,由于所需的知识无法明确规定,只有通过不同知识间相互交流碰撞才能创造出该产品所特需的知识,而人物化管理模式正好能够将员工的隐性知识通过外化的过程显性化,从而达到创造新知识的目的,所以这时企业应该采用人物化管理模式,可以为这种新知识的创造过程提供平台。

3. 个人主义还是集体主义

如果本企业的企业文化偏向个人主义,强调员工个体之间的相互竞争,应该采用编码化管理模式。以保险公司为例,采用这种模式的好处在于能够通过编码、储存销售业绩高的员工的销售经验用于分享和传承,使得公司的销售量始终保持在较高水平。

如果本公司的企业文化偏向集体主义,强调以团队合作的形式完成任务,那么则适合采用人物化管理模式。

在这种企业文化下,大家秉持的观念是“没有优秀的员工,只有优秀的团队”,而优秀的团队得益于队员之间的通力合作,这就需要企业提供交流合作的平台,让蕴藏在队员身上的隐性知识经过社会化的过程演变为团队的显性知识,这样企业的效益才会得到最大化。

小结

作为企业管理者需要认识到,编码化管理模式和人物化管理模式都有其优缺点,同时编码化管理模式和人物化管理模式并不是互相冲突、互相对立的两种管理模式。企业需要在明确所生产的产品特性、产品所处生命周期及本企业的企业文化的基础上选择主要的知识管理模式,另一种模式可以作为辅助模式,这样才能扬长避短。

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